Les remboursements des frais à son dirigeant/associé (même inscrits au crédit du compte courant) qui ne font pas l’objet d’une facture au nom de la société (tickets non nominatifs-souches restaurant, remboursements de forfaits qu’ils soient kilométriques, afférents aux locaux, autres) doivent être repris sur une fiche 281.10 ou 281.20 avant le 28 février de l’année qui suit (généralement via secrétariat social). A défaut de cette fiche, les frais peuvent être refusés ou assimilés à du salaire dans le chef du dirigeant en cas de contrôle.
C’est pourquoi, nous conseillons vivement que les factures soient toujours au nom de la société et pas d’une autre personne. Les tickets, souches,…doivent être payés par le compte, la carte de crédit/débit de la société et non par ceux du dirigeant/associé.
Les paiements en liquide devront faire l’objet d’une tenue de caisse en bonne et due forme avec inscription du paiement desdits frais et des diverses entrées (même s’il s’agit de retraits du compte).
En théorie, les frais couverts par des ATN (locaux et voiture) n’entrent pas dans cette obligation. (puisque déjà repris sur la fiche 281.10 ou 281.20 comme ATN).